弁護士からの回答
訪問指導を行った場合に作成する訪問指導記録書は、事業所に備え付けなければならず、また、その写しを事業報告書に添付し、年に一度、機構本部監理団体部審査課に提出する必要があります。
提出は年に一度ですが、記録の作成は、訪問の都度（１ヶ月に１回以上の頻度）作成してください。まとめて作成している場合、真面目な団体ではないとの不信感へとつながります。
外部監査のポイント
訪問指導は、技能実習の初期段階である第１号技能実習にあたり、監理団体が作成の指導を行った技能実習計画に基づいて技能実習を適正に行わせているかを確認するものです。
ですので、きちんと適正に行われていることをチェックすることができる、監理団体の職員が実施しているかどうかも、外部監査のポイントとなります。
入管庁出身の弁護士からのコメント
機構による実地検査では、監理団体から提出された訪問指導記録書に虚偽の内容が含まれていないか、という視点で確認を行います。監理団体による訪問指導が適正に実施されていないにもかかわらず、それを隠蔽する目的で虚偽の訪問指導記録書を機構へ提出した場合は技能実習計画の認定が取り消される可能性があります。
参考条文/参考様式
訪問指導記録書（参考様式4-10）
